省去无用功，节约“时间”这个经营资源

一般提到经营资源，往往指的是“人、物、钱和信息”。

你一旦成为领导，就要有意识地不浪费任何一项经营资源。特别需要引起注意的是与“人和钱”密切相关的时间上的浪费。

人们常说在职场上有三大“无用功”：

（1）冗长而毫无结果的会议；

（2）不知为何而做的大量文件；

（3）为礼貌应对而耗费时间的长篇邮件。

在这里我并不是想说要完全取消这三项工作，而是想说要将“造成诸多浪费”的惰性部分和“有助于最终成果”的关键部分区分开，并削减徒劳无功的部分。

这里的徒劳无功的工作包括许多无意义的日报、几乎没人看的文件等。

在上文提到的三大“无用功”中，最浪费时间的恐怕要数冗长的会议了。明明在会议上做不出什么重要的决定，就因为是例会，所以大家都要参加，相信这种现象无论哪个公司都存在。

由于会议会耗费人力费，所以我们应尽量减少开会次数、缩短会议时间。

我并不是说所有的会议都应该减少次数、缩短时间。比如，有些会议属于经营高层或上级领导参加的决策性会议，非常有必要开。

身为领导，有些会议应该由你来决定是否开或者怎么开。所以，你可以先从整顿自己团队内部的会议做起。

会议有以下三种类型：

（1）自由交流意见和想法的会议；

（2）以共享信息为目的的会议；

（3）决策性会议。

这三类会议都应该减少徒劳的时间，提高效率。那么，我们分别来看看该如何做。

1.自由交流意见和想法的会议

这类会议的召开并不是为了具体决定什么，而是为了让参会者能够有一个畅所欲言的机会，因此这类会议会被误以为是没有任何意义、浪费时间的会议。

确实，从短期来看，这类会议似乎毫无意义，但从长远来看，这类会议是不可或缺的。

如今的社会以迅猛的速度发展，新型服务或产品很快就会过气或被市场淘汰。为了能够在这个时代生存下去，企业必须经常提出新创意、研发新产品或者提供新服务。

人往往很难跳出固有的思维去思考问题。即便自己再怎么努力，想拿出新创意，也摆脱不掉既有产品或服务的框架。这时，开一场大家可以畅所欲言、自由交流的会议来拓展思路就非常重要了。

在会议上，发言的人大部分都是领导、嗓门大的人、年长的员工或者业绩好的员工。并且这些人往往还会当场否定年轻人提出的稍显幼稚的意见或者看起来实现可能性较小的想法。这样会导致腼腆内向的人或者年轻人今后很难在会上再次发言。为了避免这种情况，领导要创造出团队全体成员都能畅所欲言的会议氛围。

此外，这类会议并不需要得出一个结论，往往会花很长时间，因此要把控好时间。领导可以在开会前明确会议时长：“今天这个会就开30分钟。”

2.以共享信息为目的的会议

平时的例会就属于这种类型的会议。有些公司会要求高层领导每个星期都要从各地的分公司赶到总公司开一次大会。

在这种会议上，大家可以面对面交流，并且有时公司会得到宝贵的意见，因此不能一概而论地认为这种会议都是浪费时间。考虑到参会领导往返的时间和交通费等，确实存在很多“浪费”的地方。

针对这种情况，我们可以减少开会次数，或者利用一些视频会议软件进行线上会议，从而减少往返造成的时间和人力上的浪费。

3.决策性会议

在这类会议上，公司高层往往要商讨、决定重大事宜或者公司的章程制度等，因此团队领导无法擅自减少这类会议的次数或缩短会议时间。

这类重要会议往往参会者众多，大家在会上你一言我一语，经常无法形成统一观点或得出结论。有时即便在会议上做出了决定，也很难执行。

针对这种情况，我们可以精简参会人数。如果在确认参会人数时的思路是“让这个人出席应该挺合适”，参会人数就会不断增加；反之，如果思路是“这个人不来会如何”，我们就会从中发现即便不参会也不会造成什么影响的人员，那么将这些人从参会名单中删除即可。这样一来，那些从名单中删除的人就可以节省下开会时间去完成其他工作。

此外，将会议上做出的决定真正落实下去也非常重要。为了达到这个目的，我们可以在会议记录上明确写下“何时开始实施”及“由谁来负责执行”等具体内容。

此外，我经常看到有些会议记录上连“什么人说了什么话”都记录下来，这其实也是一种浪费时间的做法。归根结底，仅靠会议记录不会得到理想的结果。因此，我们应该尽量缩短整理会议记录的时间，可以仅记录会议中关于执行计划等的要点、重点，争取在会议结束时就整理完会议记录。

不过，执行计划制订得再好，如果不能真正落实下去就毫无意义。这就要求领导确认执行计划是否真正落实了，并且及时给予反馈，不断进行纠错和完善。

小贴士

领导可以通过减少开会次数、缩短开会时间、精简参会人数等，更为高效地利用经营资源。